Verwaltungsleistungen digitalisieren

OZG – Herausforderung und Impulsgeber

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 ihre Services digital anzubieten. Ziel ist eine deutlich schnellere, effizientere und nutzerfreundlichere Interaktion zwischen Bürgern, Bürgerinnen, Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.

Dafür wurden sogenannte „OZG-Leistungen“ für die Umsetzung identifiziert. Diese sind in Lebens- bzw. Unternehmenslagen gebündelt und Themenfeldern zugeordnet. Eines dieser Themenfelder ist Bildung, unterteilt in die Lebenslagen Schule,  Berufsausbildung, Studium und Weiterbildung.

Digitalisierung geht uns alle an

Themenfeld Bildung

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) richtet sich explizit auch an Hochschulen und Schulen sowie Einrichtungen der Weiterbildung und stellt diese vor neue Herausforderungen.

Deutlicher werden die Anforderungen, wenn man sich die Bedeutung von lebenslangem Lernen vor Augen führt. Die Bildungsbiographie jedes Einzelnen umfasst Elemente wie Schule, Ausbildung, Studium und Weiterbildung und beinhaltet unzählige Anlässe der Kommunikation und Interaktion zwischen Lernenden und Bildungsanbietern. Anträge werden gestellt, bewilligt oder abgelehnt, Zeugnisse und Zertifikate werden ausgestellt und beglaubigt, Dokumente eingereicht und rechtskräftige Bescheide zugestellt.

OZG-Anlässe wie Lichter an einer Prozesskette

Student Lifecycle

Am Beispiel der Hochschulen reicht die Prozesskette vom Studieninteresse eines Bewerbers oder einer Bewerberin über den gesamten Studienverlauf bis zum Abschluss als Absolvent oder Absolventin oder darüber hinaus als Alumni. Der Student Lifecycle enthält jede Menge Prozessschritte, bei denen der Austausch von Daten und Dokumenten sowie die Kommunikation sicherer und einfacher gestaltet werden kann, ohne zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen wechseln zu müssen.

Aus Sicht einer Bildungseinrichtung kann ein einzelner Lernabschnitt für einen Lernenden zwischen diesen beiden Polen Bewerbung und Alumnus aufgespannt werden.

Lernende auf der anderen Seite durchlaufen in der Regel mehrere solcher Abschnitte teilweise an derselben Institution (Bachelor, Master, Promotionsstudium) oder auch an unterschiedlichen Institutionen im Kontext des „lebenslangen Lernens“.

 Autonomie versus Standards

Hochschule als Organisation

Hochschulen unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von klassischen Behörden. Sie verfügen über weitreichende Autonomie, die sich teilweise in eigenen Routinen und Verfahren bis auf Fakultäts- bzw. Lehrstuhlebene etabliert haben. Für die OZG-Umsetzung bedeutet das, die jeweiligen besonderen Ausprägungen mit den OZG-Anforderungen in Einklang zu bringen. Hier bedarf es einer Einschätzung, welche Leistungen als sogenannte „Einer für Alle“-Lösungen (EfA) umgesetzt werden können, und wie mit OZG-Leistungen umzugehen ist, die weiterhin nur mit einem hohen Grad an individueller Anpassung an vorgegebene Technik und Prozesse zu realisieren sind.

Unsere Vision – Reifegrad 4 | SDG 2

Sicher, selbstsouverän, datenschutzkonform

Die Umsetzung des Once-Only-Prinzips ohne zentrale Akte geht mit einer selbstsouveränen Verwaltung von Zertifikaten, Zeugnissen und Bescheiden einher. Die Lernenden entscheiden konsequenterweise und DSGVO-konform selbst, mit wem sie in welcher Folgesituation diese Dokumente teilen. Sei es mit einer oder mehreren Hochschulen, dem BAföG-Amt oder mit einem zukünftigen Arbeitgeber als Teil der Bewerbung. Einfach und sicher mittels einer Wallet integriert in eine handliche App, die als „elektronische Akte“ in ihrem ganz persönlichen „digitalen Dokumentenschrank“ dient.

Digitale Studierendenverwaltung

Campus Management System – das Herzstück

Viele der im OZG-Leistungskatalog ausgewiesenen Verwaltungsvorgänge werden bereits jetzt digital bearbeitet. Basierend auf den vorhandenen digitalen Systemen setzt die OZG-Lösung mit ergänzenden digitalen Angeboten an. Diese zusätzlichen Services machen Prozesse für alle Nutzer und Nutzerinnen einfacher und effizienter.